Co je agilní HR a jak ho používat?

Článek publikován v časopise Marketing a komunikace 02/2022:

Nejen to, jak se oblékáme, podléhá módě. Téměř všechno, co nás obklopuje, je více či méně ovlivněno módními trendy – některé přetrvají desetiletí, některé se přeženou a za pár měsíců po nich již ani nevzdechneme. Módní vlny zažívá turistika (jednou je to Bali, podruhé české chaty a chalupy), jídlo (pamatujete na boom super potravin?) či dokonce bydlení (ať už je to otevřený koncept domu nebo podnikatelské baroko).

Stejně tak se trendy objevují i v řízení lidských zdrojů a my v poradenské společnosti mBlue je pozorně vnímáme. V tomto případě ale nejde jen o módní záležitosti, trendy v managementu obecně souvisejí spíše s nutností se přizpůsobovat měnícímu se světu a požadavkům, které z toho plynou. A to v posledních několika málo desetiletích zažíváme změny v takovém počtu a v takové rychlosti, že kdo se nezvládne rychle přizpůsobit, může dopadnout slovy klasika jako „ten, kdo chvíli stál, již stojí opodál“.

V souvislosti se změnou v řízení lidských zdrojů se v poslední době stále více skloňuje „agilní HR“. Chuť přijít na kloub agilnímu HR zaznamenáváme i u našich klientů, kterým to připadá jako zajímavá příležitost k rozvoji vlastního oddělení lidských zdrojů, ale vlastně přesně nevědí, jakou podstatu věci si představit za přitažlivým názvem. Oč tedy jde?

Agilní řízení: k čemu je dobré?

Agilní přístup k řízení projektů se začal uplatňovat původně v IT, především ve vývoji softwaru. Nejedná se ani tak o konkrétní metodiku nebo snad nějaký nástroj, ale o komplexní přístup k tomu, jak se projekt uchopí a bude se na něm pracovat. Cílem je, velice zjednodušeně řešeno, aby se tým neustále spolu se zákazníkem ujišťoval v tom, že obě strany chápou zadání a pracuje se jen a pouze na tom, co vlastně zadavatel chce, ačkoliv on sám to na začátku projektu třeba definoval jinak a potřebu změnit zadání si uvědomil až postupem času. Nebo zákazník na začátku ani konečné zadání nezná a jeho specifikace je vlastně i součástí samotné práce na projektu. Oproti konvenčnímu přístupu k řízení projektů je agilní přístup mnohem flexibilnější a umožňuje velice rychle identifikovat změny a reagovat na ně.

Principů agilního řízení je několik, mezi těmi nejdůležitějšími můžeme vypíchnout multifunkční týmy, úzké a velmi aktivní zapojení zadavatele (ať už interního či externího zákazníka) a pravidelná zpětná vazba, při které si pracovní týmy a zákazníci nejen ověřují aktuální stav projektu, ale také revidují existující požadavky a zadání. Tento přístup používáme i u nás v mBlue; například zadání obsazované pozice vnímáme jako něco, co prostě nemůže být rigidní, protože do hledání nejvhodnějšího uchazeče vstupuje velké množství proměnných hodnot a je důležité si s klientem neustále ověřovat vývoj a upřesňovat očekávání.

Dá se agilní přístup uplatnit v HR?

Po tomto teoretickém úvodu se dostáváme k tomu, jak uplatnit agilní přístup v řízení lidských zdrojů – protože na otázku v mezititulku si určitě můžeme odpovědět „ano“, a ani nemusí jít o HR oddělení v agilní firmě. Jak jsme si již řekli, agilní řízení projektů je přístup, nastavení mysli, a stejné je to v agilním HR. Jde o vytváření a přizpůsobování hodnot, které dodáváme našim interním zákazníkům – pracovníkům na všech úrovních, manažerům a businessu vůbec.

Personální strategie se často opírají o témata, která pro běžné pracovníky nejsou jednoduše uchopitelná, jako je například budování sounáležitosti nebo zvyšování kvality pracovního života. Tyto strategie jsou samozřejmě velice důležité, ale při práci na dosahování takového velkého cíle se může stát, že mineme nějaký cíl menší, který by nám v tom mohl také pomoct, protože „pro les nevidíme stromy“. Díky agilnímu přístupu si tyto strategie můžeme jednoduše rozložit na menší a snadno dosažitelné kroky, postupně si upřesňovat priority, upravovat si zadání i výsledné očekávání a v neposlední řadě se neustále ujišťovat s kolegy uvnitř i mimo HR oddělení, že naše i jejich očekávání je na stejné vlně.

Lze to shrnout tak, že agilní přístup nám umožňuje opustit rigidní plánování s ročním předstihem, které potom složitě aplikujeme v rychle se měnícím světě. Jen si vzpomeňme, jak se naše plány se skřípěním brzd zastavily na jaře před dvěma lety a na konci roku jsme si při jejich revizi mohli pak jen povzdechnout a začít plánovat znovu. V agilním HR se můžeme jednoduše a rychle na tyto změny adaptovat a netrápit se nad tím, že náš pečlivě připravený plán nebude na konci roku naplněn, natož pak přeplněn.

Jak agilní HR zavést?

Zde musíme zdůraznit, že – alespoň prozatím – neexistuje žádný přesně daný návod, jak dělat agilní HR. Vždy tento přístup musíme napasovat na firemní kulturu v naší vlastní firmě, na její velikost, na typ pracovníků, kterých se bude týkat, a především na to, co náš business potřebuje. V jeho jádru je pak především ochota vystoupit z tradičního modelu a chuť se naučit novému přístupu.

Některé agilní HR týmy tak mohou využívat prvky z metody Scrum, v jejímž jádru je pravidelné setkávání na „stand-upech“, s cílem rychle pracovat na změnách a být neustále v obraze. Pro jiné HR oddělení může být přínosnější metoda Kanban a její tabule (board), která pomáhá zvládat neustálý tok denní operativy. Stejně jako Řím, ani agilní HR se nedá postavit za den, a důležité je neustále se učit, testovat a nebát se přiznat si, že něco nefunguje a zkusíme to jinak.

Vzhledem ke svým dlouholetým zkušenostem jak v oblasti řízení lidských zdrojů, tak v oboru komunikace, bych ráda ještě zdůraznila, že stejně jako u všech změn je i u zavádění agilního přístupu do řízení lidských zdrojů důležitá komunikace s kolegy a interními zákazníky. Měli by díky tomu nejen pochopit agilní přístup a náš záměr, jak jej využít, ale především v něm nalézt přidanou hodnotu pro svou vlastní pracovní pozici. V mBlue pomáháme našim klientům nejen se samotným zaváděním změn, ale právě i s přípravou a průběhem takové komunikace.