Tipy a triky na online onboarding

V průběhu posledního roku musela většina firem vytvořit nový systém náboru a onboardingu a začít organizovat nástupní proces online. Jakým potížím a rizikům čelí? Čemu je třeba se vyhnout? Co je možné udělat pro to, aby se nový kolega cítil vítaný a potřebný? Aby byl motivovaný a nadšený z toho, že pracuje zrovna pro vás; aby věděl, že se s ním počítá?

Nepodceňujte prebording

Zaměstnanec ve výpovědní lhůtě je vzácné zvíře: rozhodl se odejít, je otevřený novým výzvám, k dispozici může být rychle… Buďte si jistí, že ho vaše konkurence nebo headhunteři zkusí ulovit. Nenechte ho 2 měsíce přemýšlet, jestli udělal dobře! Udržujte s ním kontakt a využijte výpovědní lhůtu budoucího kolegy k navázání vztahu a budování loajality. Pokud k vám má někdo nastoupit v květnu nebo červnu, popřejte mu hezké Velikonoce (HR nebo přímý nadřízený) a zeptejte, jak má na svátky plány.

Pošlete novému zaměstnanci kontakty jeho budoucích kolegů na LinkedIn, nebo natočte krátké video, kde ho všichni pozdraví a řeknou mu o sobě pár slov, případně mu pomozte se zorientovat ve firmě pomocí videochatu. Ideálně pořiďte z diskuse také záznam pro budoucí orientaci. Seznamovat se s řadou nových kolegů a snažit se všechny si zapamatovat je stresující; usnadněte tedy nováčkovi seznámení s týmem. Sdílejte s ním informace o firmě, které nejsou důvěrné, nebo tajné. Pokud je to možné, zvěte budoucí zaměstnance na firemní akce, nebo na školení, rychleji se tak sžijí s týmem. Připravte novému kolegovi detailní harmonogram jeho prvních dnů ve firmě a požádejte stávající kolegy o spolupráci a pomoc – dělají to i pro sebe, protože čím rychleji se nováček zorientuje, tím rychleji začne podávat standardní výkon. Postarejte se během prebordingu o pracovní vybavení zaměstnance a dejte mu kromě kancelářských potřeb na stůl na uvítanou třeba čokoládu, nebo květiny (nebo mu dárek pošlete domů na home office spolu s notebookem a mobilem).

Nepřeceňujte e-postupy

To, co teď noví zaměstnanci potřebují, není e-learning, ale lidský kontakt. Elektronické formuláře využijte k tomu, abyste minimalizovali papírování a urychlili všechny administrativní úkoly.  E-learning vám ale nováčka neintegruje do týmu, nezíská jeho loajalitu, ani nezprostředkuje firemní kulturu. Kritický aspekt online onboardingu je chybějící osobní kontakt. Povzbuďte zaměstnance, ať jsou s novým kolegou co nejčastěji v kontaktu, ať mu aktivně nabízejí pomoc a poskytují zpětnou vazbu.

Přidělte novému kolegovi mentora (buddyho), který bude fungovat jako „kamarád na telefonu“ a odpovídat na otázky, dokud se nováček ve své nové práci dostatečně nezorientuje. U manažerských pozic nezapomeňte zorganizovat seznámení s manažery jiných oddělení, protože nelze spoléhat na neformální kontakty. Na zaškolení juniorních lidí budete nejspíš potřebovat dvojnásobek času. Informace, které dřív na nováčky pršely ze všech stran, musíte v online prostředí zprostředkovat cíleně, jako když za sucha zaléváte rostliny. Pro přímého nařízeného nového zaměstnance je online forma mnohem náročnější, protože musí udržovat přísun informací a organizovat zapojení nováčka. Častá a pravidelná komunikace je zásadní nejen pro kvalitní adaptaci nového kolegy v nové práci, ale také pro jeho začlenění do týmu. Pomáhá vytvořit pocit sounáležitosti. Velmi důležité je také jasně definovat očekávání od nového kolegy.

Pomozte s organizací

Práce na dálku umožňuje flexibilnější uspořádání pracovní doby, ale je nutné zajistit, aby se všichni, jejichž pracovní náplň na sebe navazuje, (alespoň zčásti) časově sladili. Rozvržení pracovního času je třeba komunikovat v týmu, aby se předešlo zbytečnému zmatku, neefektivní spolupráci v týmu, chybnému plánování, zpožděním apod. Ideální je připravit novému kolegovi pro začátek časový harmonogram a ten s týmem sdílet.

Manažer nebo mentor rovněž musí nováčkovi poskytnout vysvětlení procesů a zaškolení do systémů. Užitečné je vytvořit návody a prezentace na používání všech nástrojů týmové spolupráce, které jsou pro firmu běžné, jako je např. systém sdílení souborů, firemní komunikační platformy, aplikace pro posílání zpráv, platformy používané pro meetingy apod. Nový kolega bude potřebovat také informace o týmových poradách, reportech a vazbách (kdo od něj očekává pravidelně informace a výstupy, kdo mu informace naopak bude poskytovat). Přímý nadřízený by měl naplánovat pravidelné online 1-2-1, na začátku alespoň 1x týdně. Týmové meetingy se vyplatí nahrávat a naplánovat po jejich skončení extra čas na vysvětlení toho, co nebylo novému kolegovi jasné.

Zní to komplikovaně?

Zdání klame. Pokud HR a liniový management postupuje společně a podle plánu, přináší online onboarding dobré výsledky. Rádi se s vámi podělíme o naše zkušenosti. Nabízíme hodinovou konzultaci současným i potenciálním klientům zcela zdarma.

Podívejte se inspirativní přednášku 

Online onboardingem jsme se zabývali také na nedávné inspirativní HR snídani s prezentací pro klienty, ze které vám nabízíme záznam.